« Ga terug   Print

PA / Office Manager

De Boer Advies & Notariaat | Hoofddorp | HBO | Fulltime | Sluit 2018-11-03

Voor ons kantoor in Hoofddorp, gemeente Haarlemmermeer, zoeken wij per direct een zeer ervaren Personal Assistant/Office Manager!

Voor ons kantoor in Hoofddorp, gemeente Haarlemmermeer, zijn wij per direct op zoek naar een doortastende, zeer ervaren :

Personal Assistant/ Office Manager

met HBO werk- en denk niveau. De voorkeur gaat uit naar iemand met een HBO Office Management of MER diploma.

Wat zoeken wij?

In de functie van PA/Office Manager, ondersteun je de notaris van dit kantoor met alle werkzaamheden die niet notarieel-gerelateerd zijn. Ervaring in het notariaat is voor ons geen vereiste, passie voor het vak van Office Manager wél!

Werkzaamheden:

  • Eerste aanspreekpunt naar cliënten, relaties en leveranciers. Je weet telefoontjes te prioriteren waarbij klantvriendelijkheid voorop staat.
  • Complex agendabeheer: de agenda van de notaris is altijd vol. Niet alleen met passeer afspraken, maar ook met externe afspraken, netwerk bijeenkomsten en nog veel meer.
    Jij snapt hoe een complexe agenda werkt: je weet hoe je een agenda moet bijhouden en vormgeven in al zijn complexiteit. Ook weet je hoe je zeer accuraat termijnen moet bewaken. Het zelfstandig opstellen van correspondentie, periodieke overleggen met de notaris over de voortgang van kantoor en het doornemen van de agenda van die week zijn vaste taken.
  • Human Resources: bijhouden personeelsgegevens, mutaties verwerken, diverse werkzaamheden omtrent ziekteverzuim, planning en het (mede) houden van functioneringsgesprekken, werving en selectie en het uitzoeken, indien nodig, van diverse HR gerelateerde vraagstukken.
  • Office Management gerelateerde taken: Het bijhouden van de kantoorvoorraden, het onderhouden van contacten inzake IT gerelateerde werkzaamheden, PR & Marketing taken zoals het bijhouden van de website, Social Media, het organiseren van bedrijfsevenementen en het onderhouden van contacten met het netwerk van de notaris. Ook zorg je voor een jaarplanning, vakantieplanning en hou je andere registraties zo nodig bij.
  • Financieel: zorgdragen voor de in- en uitboekingen, facturatie, BTW administratie, boekhouding van kantoor, alsook eerder genoemde salarisadministratie.
  • Leidinggeven aan het secretariaat: Het kantoor bestaat uit 6 secretariaatsmedewerkers/ondersteuners. Het is de intentie om de nieuwe PA/Office Manager dit secretariaat te laten leiden. Dit betekent sturend en signalerend optreden, groepsdynamiek vormen en behouden, zo nodig efficiëntere manier van werken in overleg met het secretariaat afstemmen, secretariaat overleggen voorzitten en verslaglegging daarvan.

Wat neem jij mee?

  • HBO werk- en denk niveau met bij voorkeur een HBO diploma office management of MER.
  • Minimaal 5 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie
  • Aantoonbare financiële- en HR-ervaring
  • Ervaring in het ondersteunen van een zeer drukke manager die écht moet kunnen vertrouwen op zijn PA.
  • Leidinggevende kwaliteiten t.a.v. het “runnen” van een secretariaat.
  • Je bent een “zwaargewicht” die haar/zijn mannetje kan staan in een zeer drukke en hectische werkomgeving.
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. Duits is een pré.
  • Je bent iemand die 6 stappen vooruit denkt en vooruit werkt, zodat de notaris snel kan schakelen.
  • Je bent iemand die in één ruimte met meerdere secretaresses/ondersteuners kan werken en dat ook niet erg vindt.
  • Beschikbaar voor minimaal 32 uur per week
  • Het niet erg vinden om buiten kantoortijd beschikbaar te zijn voor kort overleg zo nodig (je krijgt een mobiele telefoon en laptop van de zaak, zodat je ook buiten kantoortijd kan schakelen).
  • Je toont initiatief, het glas is altijd half vol, denkt in oplossingen en niet in problemen.
  • Boven dit alles ben je een fijn mens met een gezonde dosis humor, empathisch, gevoel voor verhoudingen en zijn wij als team ontzettend blij met jou!

Interesse?

Is deze functie jou op het lijf geschreven? Aarzel niet langer en stuur je CV naar ons op en beschrijf je motivatie, je salaris indicatie, je beschikbaarheid (in uren) en per wanneer je beschikbaar bent:

E-mail: rosenberg@deboernotaris.nl

Voor vragen over deze functie kun je contact opnemen met Nicole Rosenberg: tel: 06-83943346


***Gezien de samenstelling van ons kantoor, nodigen wij mannen ook van harte uit om te reageren op deze functie.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectie procedure.***

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.




Solliciteer op deze functie

Deel deze vacature